Vast onderdeel van elke heftruckopleiding is de dagelijkse inspectie van de truck. Eenmaal terug op de werkplek blijken veel heftruckchauffeurs met die terugkerende verplichting te worstelen. En niet alleen de heftruckchauffeurs, maar ook de vlootbeheerders. De nieuwe online tool DocUp helpt hen om de dagelijkse inspectie digitaal uit te voeren en af te handelen. Dat maakt deze taak niet alleen gemakkelijker en effectiever, maar ook gewoon een stuk sneller en vooral leuker.
Elke heftruckchauffeur begint zijn werkdag zoals hij heeft geleerd steevast met een rondje rondom de truck. Hij inspecteert de truck op zichtbare schade en lekkage. Hij controleert de staat van de wielen, vorken, mast, kettingen, slangen en cilinders. En hij checkt aan de hand van de datum op de keuringssticker of de verplichte veiligheidskeuring nog steeds geldig is.
Als de heftruckchauffeur plaatsneemt in de cabine, volgen nog meer controlepunten. Is de staat van het bedieningspaneel en het stuur in orde? Werken de remmen, hendels en andere knoppen? Doet de verlichting het en werkt de claxon? Is de stoel goed ingesteld? Functioneert de veiligheidsgordel of -beugel? Staan eventuele spiegels goed afgesteld? Alleen als alle controlepunten zijn afgevinkt, gaat hij aan de slag.
Ongestructureerd en ongemotiveerd
Zoals hierboven beschreven staat, zou het moeten functioneren. Maar de praktijk is vaak anders. Heftruckchauffeurs willen gewoon rijden met hun truck, geen controlelijstjes afvinken. Bovendien is negen van de tien keer niets aan de hand. Waarom zouden ze dan elke dag hun truck blijven inspecteren? In veel bedrijven vindt die dagelijkse controle daarom niet of nauwelijks plaats. En als die wel plaatsvindt, gebeurt die vaak ongestructureerd en ongemotiveerd. Er zijn altijd een paar punten die heftruckchauffeurs over het hoofd zien.
De meeste bedrijven die hun verantwoordelijkheid wel nemen, maken daarom gebruik van standaard formulieren. Elke heftruckchauffeur dient bij de start van de werkdag aan de hand van dat formulier de truck te inspecteren. Het resultaat is een stapel formulieren op het bureau van de vlootbeheerder. Die stapel groeit elke dag en wordt soms maar eens per week of eens per maand weggewerkt. Eventuele gebreken komen daardoor veel te laat in beeld. Wat is dan nog het nut van een dagelijkse inspectie?
Online tool voor dagelijkse inspectie
Het nieuwe digitale registratiesysteem DocUp biedt uitkomst. Dit systeem bestaan onder meer uit een online tool die elke heftruckchauffeur op zijn telefoon kan benaderen. Met deze tool kan hij bij de start van zijn werkdag de unieke QR-code op zijn truck scannen. De chauffeur komt vervolgens automatisch in het online dossier van die truck, waar hij ook de gebruikershandleiding en andere documenten kan vinden. Wat de tool uniek maakt, is de mogelijkheid om de dagelijkse inspectie volledig digitaal af te handelen. DocUp maakt de dagelijkse inspectie niet alleen gemakkelijker en effectiever, maar ook een stuk sneller en leuker.
Hoe werkt de tool? Als de heftruckchauffeur de dagelijkse inspectie start, ziet hij op het scherm een lijstje met controlepunten dat hij dient af te lopen. Elk punt dat in orde is, kan hij met een vingerbeweging afvinken. Ziet de chauffeur een defect? Dan plaatst hij een kruis en tikt hij een omschrijving van het probleem in. Eventueel kan hij een foto van het defect maken en aan het dossier toevoegen. Als de inspectie is afgerond, ontvangt de vlootbeheerder binnen twee minuten een melding over het defect. Hij kan direct ingrijpen, eventueel de truck stilzetten en direct de servicemonteur bellen op het vermelde telefoonnummer. Op die manier blijft de stilstand tot een minimum beperkt.
Ook voor chauffeurs in opleiding
BLOM Opleidingen is de eerste klant van DocUp. De hef- en reachtrucks op alle 21 vestigingen zijn in het systeem gezet inclusief gebruikershandleidingen, CE-verklaringen en keuringsformulieren. Heftruckchauffeurs die een opleiding volgen bij BLOM, gebruiken de tool van DocUp voor het uitvoeren van de verplichte dagelijkse inspectie. Via de tool hebben zij bovendien toegang tot alle relevante specificaties zoals merk, type en keuringsdatum. Geeft een truck een storingscode? Dan kunnen ze via de gebruikershandleiding de betekenis achterhalen. De reacties van cursisten zijn ronduit positief. “Zo’n tool moeten we in ons bedrijf ook hebben”, is een veel geplaatste opmerking.
Bijkomend voordeel is dat het gebruik van de tool een schat aan data oplevert. De dagelijkse inspectie geeft inzicht in de geconstateerde gebreken, die ook toegankelijk is voor servicemonteurs en keurmeesters. Servicemonteurs weten vooraf wat ze moeten doen tijdens een onderhoudsbeurt en weten welke onderdelen ze moeten meenemen. Keurmeesters weten waarop ze moeten letten en kunnen ook keuringsformulieren van voorgaande jaren raadplegen. Dat draagt allemaal bij aan een hogere kwaliteit en betrouwbaarheid van het materieel en aan een veiligere werkomgeving. Ook op de opleidingslocaties van BLOM opleidingen.